IT实现工作流程自动化的8个步骤

IT不能让他们权限范围内的所有操作都自动执行，当然也不能一次完成所有操作。但是，IT机构可以遵循经过实践检验的步骤来安全地实现自动化。

自动化对于现代IT至关重要，因为它使IT团队能够准确、一致且快速地完成常见的工作流和重复性任务。但是自动化远非自动那么简单。

实现自动化的道路充满了错误和浪费。大多数IT管理员都知道自动化的恐怖故事：为了实现一个小型任务的自动化，将其变成了一个庞大的项目，为了自动化而进行有害的流程改变，以及因工具选择不当造成的头痛。精心规划和齐心协力对于以一种有意义和可维护的方式实现自动化是至关重要的。

将IT任务从手动变为自动化的8个步骤：

1.选择正确的自动化目标。 2.对任务的步骤进行排序。 3.确定问题区域。 4.构建自动化工具集。 5.设置初始范围。 6.监控和测量。 7.随着时间推移发展项目。 8.维护自动化。

1.寻找自动化机会

自动化不是一个全有或全无的命题。并非每个流程或任务都应该（甚至可以）自动化。无需为了展示自动化的商业价值而同时实现所有流程或步任务的自动化。 首先，确定一些常见的、经常执行的、复杂度最低的任务。通常自动化这些任务获益最多。一般来说，自动化候选对象是IT管理员经常执行的流程和任务，并且会花费大量时间。常见示例包括用户密码重置和虚拟机实例配置。

2.评估自动化工作流程

人工工作流程转变为自动化工作流程时，组织者会遇到明显问题。自动化的工作流是每次都以相同的方式执行相同的步骤。然而不同的业务需求和IT工作流程可能会使用完全不同的方法得到相同的结果。但是，出现规则外的情况将给自动化流程带来严重的问题。 即使你不打算立即实现全部流程的自动化，也需要评估许多人工流程实现自动化的可能性。考虑整个业务中各任务的当前工作流，寻找可自动化的常见序列或子过程。然后，IT可以在多个自动化项目中重复调用这些序列。序列或过程越常见，自动化该任务就越容易、越有效。在许多情况下，现有的人力工作可以被替代或减少，以从自动化中获益。

微软的PowerShell脚本是一个很好的自动化例子。IT管理员通常通过将几个小的PowerShell脚本链在一起来实现流程自动化。每个单独的脚本代表更大的工作流或处理进程中的一个独立任务或步骤，而且每个脚本都可以根据需要重复调用。但只有在了解广泛的任务和流程的交叉部分后，自动化工作才会因模块化的设计方法具有更好的灵活性。

3.考虑例外和困难

确认好自动化项目后，将重点放在实施上。自动化工程师需要设计自动化流程并决定如何处理异常情况，例如存在变量或其他选项的异常情况。处理异常情况可能既困难又耗时；IT领导者可能会因此选择自动化最简单的流程，将异常情况留给人工干预。 比如虚拟机配置的例子：IT团队可以完全自动化虚拟机配置步骤。但是虚拟机的配置属性：处理器数量、内存大小和要部署的虚拟机镜像文件，需要手动配置并且处理异常。另一个例子是业务流程自动化，在流程的最后需要人工签字。自动化工程师需要设计自动化和人工控制步骤的组合，同时考虑到延迟或错误输入。

4.选择自动化工具或框架

评估出最适合项目的IT自动化产品。有以IT为中心的工具或着重业务工作流自动化的平台。一些产品在内部部署和管理，而另一些产品则是SaaS（Software-as-a-Service，软件即服务）。比较这些工具或平台的特点、功能、可用性和与其他数据中心或业务工具的互操作性。以IT为中心的工作流自动化工具包括Cflow，IBM，微软，Nlyte Software和ServiceNow的产品。然而，从人力资源到采购及软件开发的专业化范围，还有更多的工具和平台。 在确认使用自动化工具之前，先对其进行验证。将可用工具的列表进一步缩小到有希望的候选者，然后使用试用版本或其他试用方式测试每个入围工具。

5.从小处着手，逐步发展

想要实现自动化的最佳方式是向企业证明其价值。在最简单的一项或两项任务或工作流上实现自动化，这可能会释放出最多的时间。 这种起步阶段的努力通常被视为试点或概念验证项目来进行。自动化提出者学习和掌握一种或多种用于实现工作自动化的工具，同时向业务主管和团队证明其价值。从小处着手可以最大限度地减弱阻力和文化冲击，并使IT团队可以发现和处理该工具及其使用中的问题。

6.监控结果

一旦IT团队为任务或工作流使用了自动化工具，就可以应用指标或KPI来客观地衡量自动化给业务处理带来的影响。

每个任务和工作流都有商业价值。这种商业价值可能只是工作时间成本的一种度量。如果自动化大大减少了执行任务的时间，那么该任务的成本也将显著降低。因此，自动化被认为可以节省成本。

同样，自动化任务每次都以相同的方式完成，这将减少错误。通过减少错误，提高了用户满意度，并减少了在解决可避免的问题上所浪费的时间。

最后，监控有助于定位自动化流程中的瓶颈。例如，资源调配任务可能会由于服务器内存不足而失败，但在合适的资源可用时会成功执行。监控是衡量自动化价值并识别问题进行补救的唯一客观手段。

7.扩大部署

借助一小套自动化的任务和工作流，实现了自动化对业务价值的证明，那么是时候系统地自动化额外的任务了，这些任务可能比第一轮的任务更复杂或更简单，但价值却更低。一般来说，目标是将自动化投资重点集中在高频次，低风险的工作流程上，有时要避免会出现例外情况的工作流，直到企业内部的自动化使用成熟为止。 自动化比人类更快地执行大批量的重复性任务。如果一项复杂的任务仅在极少数情况下执行，例如有用户输入，替代选择、审批或其他例外的任务，则可能没有足够的整体效益来实现自动化。

8.注重维护

实现自动化并不是一次性的工作。用于定义自动化流程的数据集（例如脚本和预定义的可视对象）需要定期检查和更新，以跟上工作流和业务需求的变化。也就是说，要定期检查确认每一个自动化流程都可以满足企业的需求吗？不幸的是，自动化维护经常被忽略或视为事后诸葛亮。计划定期审查，重新回顾和验证自动化流程——但不要止步于此。 基础设施和业务变更是自动化维护的两个主要驱动因素。例如，添加新服务器可能会增加可用于自动化配置的计算资源。同样，一项新的规则可能需要更改自动化过程中的步骤，以确保控制符合规范。为了解决这些情况，自动化维护可以与组织的管理流程变更联系在一起。

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