如何理解EDI报文并避免代价高昂的错误?

EDI(电子数据交换)实现企业间业务数据的自动化传输,如:采购订单、发票和运输通知单等,使企业能够有效地与交易伙伴进行合作。但由于EDI最初是在20世纪60年代为原始的机器设计的,因此对人类而言,EDI的格式几乎是不可理解的。

尽管如此,您可以从EDI报文中获取哪些信息呢?更为重要的是,您怎样才能知道您的EDI报文并没有出现任何代价高昂的语法错误?这些语法错误可能会导致您漏掉订单、延误订单或者库存不准确。

本文我们将以X12标准下的EDI 850采购订单报文为例,向您介绍其主要组成部分。通过了解这个示例,您可以更好的理解您看到的EDI报文内容,并且更容易确定是在什么时候出现了问题。示例内容并不会与其他报文完全一致,但其整体结构是适用于其它X12 EDI报文的。

EDI报文的要素

对于所有 X12 标准EDI报文的消息结构,包含三个主要组件,如下图所描述:

  • Interchange交换
  • Functional Group功能组
  • Transaction Set交易集

edi

交换组和功能组协同工作,并充当将消息定向到正确目的地的地址,而交易集则描述消息本身。X12报文结构图右边的2到3个字符的代码表示这些结构组成部分。

EDI代码

在这里,我们展示了这些代码在EDI报文中描述结构组件的样子。下面的文本是一个EDI报文的例子,在本例中,是一个850采购订单。

正如您所看到的,示例报文是由难以理解的字符串组成的。但它们可以被理解为段的集合。

  • 文档中的每一行称为一个段
  • 段由一个或多个元素组成
  • 每段后面都有一个结束符/分隔符(通常是一个波浪号)

在这个例子中,我们将每个段放在自己的行上,以便于区分。但要注意的是,EDI报文通常是以整块的形式出现,没有回车符,只有终止符/分隔符。

交换

交换部分由头部和尾部组成,用于识别您要发送文档的公司。X12使用ISA代码作为头部,IEA代码作为尾部。

ISA头提供有关交换的元数据。例如,它包括用于交易的唯一标识号,也可以在收到文档后在功能性确认文件中使用。文档末尾的IEA代码意味着完成了交换。

功能组

功能组将信息更具体地指向企业的某个特定领域或部门。例如,功能组可能包括绑定到会计部门的所有发票信息。X12使用代码GS作为功能组头部,GE作为尾部,分别位于上述文件的第二行和倒数第二行。

交易集

交易由消息的主体组成,如订单详情。以下代码定义了交易的各个方面。ST代表“开始交易”,定义了发送消息的类型。在这里,ST01是850,意味着该文件是一个采购订单。SE(在上述示例报文的第三行到最后一行)是结束标签,结束以ST开始的交易。

你通常会在每笔交易中找到一些不同的代码。

ST02:每个交换组可以包括多个交易,如多个850,850和810,或其他一些组合。ST02识别每个交易。

BEG:表示开始,包括关于850的高级元数据,如PO号、PO日期、订单号等。

REF:参考标识符。企业有广泛的灵活性,可以从一系列标识符中选择,如客户订单号、客户参考号、销售程序号或特殊处理代码。

N1:使用买方、托运人或汇入方的名称、角色和标识符等信息,识别交换的一方。N3和 N4标识了N1中提到的一方的地址。

PO1:一个采购订单可以包括多个项目。PO1用一个独特的ID来标识每个项目。公司可以灵活地定义他们所使用的标识符的种类,例如UPC或ISBN。PO1还描述了订购数量和单位价格。

PID:PO1的一部分,PID可以提供额外的识别信息,如颜色、重量和尺寸。

CTT:汇总所有项目的总数量和总成本。

更清晰地看到代码

虽然您现在可以看到并理解基本的EDI段,但将EDI报文转换成另一种格式,可以使您一目了然,更容易地理解您的EDI报文。例如,如果您只需要轻轻地点击,即可将EDI文件转换为XML格式,并且可以轻松插入注释,记录每个段的作用,使其更容易阅读和理解。如何实现以上的操作呢?可以选择知行EDI系统。

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