零售商如何从EDI系统中获益

简化沟通，加快增长

作为零售商，你可能正在为下一季度的销售做准备，或者正在享受紧张抢购期过后的平静放松。但对很多人来说，每年的开始他们都会自省：“下一个假日购物狂欢季我该做什么？”

为假日购物季做举措大概可得需要长达一年的时间周期。

你得审视上一年什么是有效的措施，什么是无效的措施；弄清楚如何寻找新产品，并且要分析销售数据，看看人们需要什么，什么是他们的刚需。

这也是零售商开始关注新技术和流程的初衷，例如电子数据交换系统，或称之为EDI系统。

EDI系统是零售商和供应商相互沟通的一种方式，比如交换订单信息，跟踪库存，自动订购，简化整个交易流程。

企业也能更快收到付款，减少供应链上的缺货问题等，从而更快的完成订单交易流程。

EDI是零售行业供应链中最重要的工具，各零售商和各大商场平台，已经开始了解如何使EDI为自己所用。

交易的 “旧方式 “运作

在EDI出现之前，零售商是如何向他们的供应商下订单的呢？比如说要下单100双跑鞋。零售商会先把订单信息通过传真或者电话发给供应商，然后进行逐行阅读：型号、颜色和数量等信息。后来，人们更新到用电子邮件发送这些订单，但这仍然会牵扯到手工输入订单的问题。如果你想要10种不同的尺寸和颜色，这就需要在采购订单上添加10个不同的项目行。

一旦下了订单，供应商就会把订单的副本发给仓库，由他们来进行挑选和包装。有的时候，供应商会把订单发出的信息通知给零售商，但基本都不会主动发出。零售商从不确定订单何时到达，或他们是否会得到他们订购的所有型号的鞋子，且无法跟踪其物流进度。

在收到订单（并反复检查其准确性）后，供应商才会将发票发给零售商。然后，零售商将不得不从自己的仓库中调出原始订单、装箱单和确认收据。如果有修改原始订单的提前发货通知，也必须把它挖出来。

紧接着，应付账款的工作人员将确保所有这些文件都是一致的，所有100双鞋都已交付，而且账面上的价格没有差异。只有这样，发票才会被支付。

如果它们不匹配，工作人员将不得不重新进行这一切步骤，找出所有文件中不匹配的地方和原因。仅仅为了完成所有这些检查，发票往往需要一个多月才能支付，而且通常是因为订购的东西和供应商手上的东西之间存在问题（但在订单执行过程中没有通知零售商）。

EDI系统如何解决这些问题

EDI系统已经完全消除了这些老问题。它们帮助零售商和供应商减少了他们的会计部门的规模，而且还帮助减少了零售店的运输错误甚至缺货问题。

当一个零售商采用EDI系统时，他们的供应商很有可能也在使用它。

如果你是一个与大型供应商合作的小零售商，他们很有可能有EDI，他们对于你接入他们的EDI系统会非常高兴，进而提升你们的商务关系的牢固。

如果一个较大的零售商正在使用EDI系统，他们通常会要求他们的供应商使用该系统。这使双方能够自动交换信息，因为这样交易只需几分钟，而不是几天。

以下是EDI系统的典型运作方式：

零售商向供应商发送采购订单（PO），其中包括数量、产品编号、运输说明等。在某些情况下，零售商甚至可以看到供应商手上有什么，因为EDI软件提供库存透明度。

当供应商收到订单时，系统会检查库存，发现有足够的库存来填补订单。它就会自动发送一个PO确认函，说 “是的，我们可以填满这个订单空缺”，并确认价格。

然后，该订单被发送到仓库，在那里将被拣选和包装。一旦所有东西都通过条形码扫描，就会生成一份装箱单，然后作为高级发货通知（ASN）发回给零售商。这就确认了原始PO，对其进行了修改，并提醒零售商原始PO有了变化。它还告诉零售商货物何时到达。

零售商在仓库里收到订单和装箱单，使用自己的扫描仪来确认订单是否完整。然后，该确认书被上传到EDI系统，零售商可以看到他们已经收到了他们所订购的一切。

当供应商发送发票时，EDI系统会在PO（有时也包括POA）、ASN和装箱单之间进行三方匹配，以确保所有内容都相符。如果吻合，系统就会批准对发票的付款。如果不匹配，该订单就会被标记，以便人工调查以确定为什么会有差异。

由于所有这些都是自动发生的，减少了对管理应付账款和应收账款的大量工作人员的需求。某公司由于EDI的存在，20个人的部门由两个人管理。

EDI系统还可以为零售商提供其他一些好处。

①节省了与供应商沟通的时间

你可以在库存水平下降到一定程度时设置自动再订货，检查订单的状态以了解它们何时到达，并订购所有的东西以 “及时到达”。

②与有配送能力的供应商合作

一些零售商，可以找到供应商来处理他们的运输。EDI系统让这些零售商在他们的网站上把供应商自己的库存显示为自己的库存，使其看起来像零售商一样，有这些商品的库存。然后，随着供应商的库存减少，零售商的库存也在减少。零售商收到的订单被转给供应商，而供应商则将所有货物运出去。

③衡量供应商的表现

零售商可以看到他们的哪些供应商反应迅速，完全履行订单，并按时交货。这有助于他们决定是否需要寻找新的供应商。

④分析你的产品性能

你的每种产品的销售量是多少？它是否在一年中的某些时候或在不同的地方表现更好？某些商品是否比其他商品做得更好？

一个EDI系统可以让你分析这些因素，并关注你整个库存的很大一部分。

它还可以让你确定整个供应链的问题所在，并在几小时或几天内解决它们，而不是几周或几个月。

⑤库存透明度让供应商帮你解决问题

你可以让供应商在你的商店里看到他们自己品牌的表现。他们可以对自己产品的表现多一双眼睛。例如，如果一家商店没有卖出该供应商的任何产品，那可能是该商店从未将产品放在台面上。你可能不会想到去找这个问题，但供应商更有可能发现这个问题，因为他们在逐个商店检查所有的东西。

EDI是可扩展的

即使你的业务规模相当小，而且你还处于成长阶段，一个好的EDI系统也会与你一起成长，扩大并允许你增加更多的供应商和更多的产品。一个好的EDI系统，如www.kasoftware.com，可以帮助零售商发展所谓的 “无尽的通道”，类似于那个似乎永无止境的仓库，里面几乎什么都有。虽然我们通常认为亚马逊和沃尔玛都有一个无尽的通道，但一个好的EDI系统可以让你通过与其他符合EDI标准的供应商合作，努力实现这种增长，这些供应商能够管理你对他们的产品进行代发货。

结尾

电子数据交换几乎是那些想利用新技术、更快、更有效地进行沟通，并最终发展和增加其产品供应和市场份额的零售商的必备条件。即使是最基本的EDI系统也会帮助你成长和实现这些变化，但你要未雨绸缪，而不是每次都亡羊补牢。

更多EDI信息，请参阅: EDI是什么？

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